Cómo cambiar de software contable sin perder nada
Se cambia al cierre: el 1 de enero el programa nuevo arranca con los saldos del 31 de diciembre, por cuenta y por tercero. Lo del programa viejo no se bota: los libros y soportes se conservan 10 años (Código de Comercio, art. 60) y la información fiscal, con los programas que la produjeron, hasta que queden en firme las declaraciones.
Revisado contra la fuente oficial el 24 de octubre de 2026.
Paso a paso
- Cierra el año en el programa viejo y saca el balance de prueba al 31 de diciembre, por cuenta y por tercero.
- Saca también las cuentas por cobrar y por pagar abiertas, factura por factura, y los activos fijos con su depreciación.
- Carga esos saldos en el programa nuevo como saldos iniciales y revisa que el balance cuadre y que dé lo mismo que el del programa viejo.
- Desde el 1 de enero, todo lo nuevo va solo en el programa nuevo.
- Guarda una copia completa del programa viejo que se pueda volver a abrir o leer: la vas a necesitar si la DIAN pregunta por un año anterior.
Cuánto tiempo hay que guardar lo viejo
| Qué | Cuánto | Norma |
|---|---|---|
| Libros y papeles del comerciante | 10 años desde el último asiento, en papel o en un medio que permita reproducirlos exactos | Código de Comercio, art. 60 (Ley 962 de 2005, art. 28) |
| Información y pruebas para la DIAN | Hasta que quede en firme la declaración: por regla general 3 años | Ley 962 de 2005, art. 46 y Estatuto Tributario, art. 714 |
| Los archivos y los programas que los produjeron | Lo mismo que la información fiscal | Estatuto Tributario, art. 632 |
Con pérdidas fiscales o precios de transferencia la firmeza es más larga. Los libros de contabilidad ya no se registran en la cámara de comercio desde el Decreto 19 de 2012; los de actas y de accionistas sí.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo es mejor cambiar de software contable?
Al cierre del año: el programa nuevo arranca el 1 de enero con los saldos del 31 de diciembre y no hay meses partidos entre dos sistemas.
¿Puedo borrar el programa viejo?
No todavía: la DIAN puede pedir la información de años que no estén en firme, y el art. 632 del Estatuto Tributario pide conservar también los programas que la produjeron. Los libros se guardan 10 años.
¿Qué saldos llevo al programa nuevo?
El balance de prueba al 31 de diciembre por cuenta y por tercero, las facturas abiertas por cobrar y por pagar, y los activos fijos con su depreciación.
Cómo lo hace Kuantia
Kuantia arranca cada empresa con una apertura: los saldos iniciales a una fecha de corte, desde el archivo de balance de algunos programas contables o escritos a mano. Si vienen de un archivo, no deja confirmarlos mientras el balance no cuadre o si el archivo es de otra empresa. Después, las facturas no se digitan: Kuantia lee el reporte de la DIAN.
De dónde sale
- Código de Comercio, art. 60 (conservación de libros)
- Ley 962 de 2005, arts. 28 y 46
- Estatuto Tributario, art. 632
- Estatuto Tributario, art. 714 (firmeza)
Revisado contra la fuente oficial el 24 de octubre de 2026. Es información general, no asesoría para un caso: cada caso depende de sus papeles y de su contrato.